Agent d'Accueil Mairie - Secrétaire des Services Techniques H/F - 56

La commune de Mazé-Milon recrute, en remplac ment d'un agent en congé de maladie.
Poste à pourvoir dès que possible - Temps complet - 15 jours renouvelables.

Principales missions du poste :

Secrétariat Services Techniques
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels
- Rédiger et/ou transmettre les demandes d'intervention auprès des Services Techniques
- Accueil physique et téléphonique du public, des entreprises et des partenaires professionnels
- Rédiger et/ou transmettre les demandes d'intervention auprès des Services Techniques
- Assurer les relations avec les entreprises, les associations et les particuliers
- Assurer le traitement administratif des dossiers numérotation voirie,
- Demandes de salles et de matériel, candidatures, dégradations de biens publics, déclarations de sinistres aux assurances
- Demandes des concessionnaires : rédaction et envoi des arrêtés, courriers reçus, mails.
- Arrêtés de voirie, numérotages
- Traitement des demandes de déclarations de travaux (DT et DICT)
- Assurer le suivi administratif des marchés publics
- Assurer l'actualisation permanente des tableaux de bords et indicateurs de l'activité du service
- Envoi des demandes ventes/achats des véhicules d'occasion à la préfecture (stocker les assurances)
- Gestion du dossier d'harmonisation de mise en culture du maïs
- Traitement de la fiche d'astreinte
- Gestion des animaux en divagation
- Assistance de direction

Accueil Mairie:

Accueillir et renseigner le public :
- Accueillir physiquement ou téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics.
- Gérer les éventuelles situations de tension.
Identifier les demandes :
- Comprendre la demande, identifier la nature et le degré de priorité et orienter les personnes vers les services concernés.
- Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services.
- Identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information.
Accompagner dans les démarches administratives initiales :
- Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif.
- Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet.
- Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes.
- Gestion des demandes de préinscriptions scolaires
- Gestion des demandes de recensement du citoyen
- Etablir les duplicatas des livrets de famille
- Gestion des arrêtés de débit de boissons et des arrêtés de ventes au déballage
- Délivrer les extraits d'acte d'état civil,
- Etablir les contrats de locations des salles et des sites,
- Gérer les réservations du matériel et les plannings de réservation des salles communales avec le nouveau logiciel 3 D OUEST
- Suivi des clés des bâtiments communaux
- Gérer les objets trouvés