Gestionnaire Administratif des Affaires Juridiques H/F - Université de Bretagne Sud

Au sein du service des affaires statutaires et juridiques, le ou la gestionnaire apporte un soutien administratif à l'ensemble des activités du service. Il ou elle contribue activement à la fiabilisation, à la coordination et à l'amélioration des processus. Ces activités sont exercées en appui aux juristes du service et sous leur supervision pour les aspects juridiques.

Le service est composé d'une directrice et de 3 chargées d'affaires juridiques.


Activités principales

1. Gestion administrative et coordination des instances

Organisation administrative et logistique des instances pilotées par le service : réservation de salles, convocations, préparation de documents, gestion des présences etc...

Gestion du suivi administratif post-séance: délibérations/procès-verbaux (mise en forme, en signature, diffusion, publication)

Coordination des contributions des services et composantes

2. Suivi des actes administratifs

Suivi des actes soumis à publication dont le recueil des actes administratifs

Collecte, classement, mise en ligne des actes (internet, intranet)

Mise à jour des tableaux de bord

Relance des services et sécurisation des procédures

3. Participation à l'organisation des opérations électorales

Mise en oeuvre des processus électoraux: préparation des actes, publication de documents, suivi des opérations en lien avec la référente

4. Appui aux procédures disciplinaires et aux précontentieux et contentieux

Gestion des aspects administratifs des procédures: agenda, convocations, envoi de courriers, suivi des pièces

5 . Appui administratif aux activités liées à la protection des données

Participation à l'organisation matérielle et administrative des activités liées à la protection des données

6. Participation à la gestion et à la structuration du service

Mise en forme des documents juridiques

Suivi des aspects financiers (devis, facturation)

Classement et archivagedes documents du service pour garantir la traçabilité

Suivi de l'activité du service (tableaux de bord)

Gestion du site intranet du service

Participation à la formalisation, à l'amélioration et à la simplification des procédures et évolution des outils de suivi

Activités associées

Accueil et orientation des saisinesdu service

Participation à des dossiers spécifiques dont les assurances.

Le périmètre des missions a vocation à s'adapter aux besoins du service et pourra évoluer en fonction des priorités et des compétences de la personne recrutée.

De formation administrative ou juridique (Bac à Bac +2), vous justifiez d'une expérience en gestion administrative idéalement dans l'enseignement supérieur ou le secteur public.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes à l'aise avec le suivi des procédures et les tableaux de bord. À l'aide avec les outils informatiques et numériques, vous contribuez à, l'optimisation des procédures et proposez des solutions pour améliorer l'efficacité du service. Rigoureux·se, organisé·e et autonome, vous savez gérer des priorités variées, respecter les échéances et faire preuve de discrétion.

Doté.e.s de qualités rédactionnelles et relationnelles, vous savez interagir avec des interlocuteurs variés et faite preuve d'initiative dans la conduite de vos missions

Une appétence pour les sujets juridiques est attendue; selon votre profil une montée en compétences progressive sur des dossiers juridiques simples pourra être envisagée, en appui des juristes.

• Gestion de l'emploi du temps
• Traitement du courrier