Chargé d'Accueil Physique et Téléphonique H/F - Préfecture du Morbihan

Groupe RIFSEEP: 1

Vos activités principales:
Accueil physique et téléphonique (sites de Gaulle, Troadec, Pompidou, Résistance)
- Assurer l'accueil physique et/ou téléphonique des usagers, réguler les délais d'attente
- Renseigner les usagers dans leurs démarches administratives, les orienter vers le bon service
- Veiller à la bonne tenue du hall d'accueil et de l'affichage, observer afin de participer à la sécurité
- Trier le courrier arrivé et recenser les recommandés, collecter le courrier départ
- Réserver des salles de réunion

Courriers et courriels (sites de Gaulle, Troadec, Pompidou, Résistance)
- Attribuer le courriel des boites fonctionnelles de la préfecture et des directions départementales interministérielles
- Rédiger des courriels de réponse aux usagers
- Remplir les tableaux de suivi qualité

Au titre de la polyvalence, en cas d'absence du titulaire (site de Gaulle)
- Mise en place des micros et de la visio dans les salles de réunion

Au titre de la polyvalence, en cas d'absence du titulaire (service courrier)
- Participation aux navettes «courrier», réception
- distribution au sein des services
- envoi des courriers sortants

Votre environnement professionnel:
Le service des relations avec les usagers est un service du secrétariat général commun départemental du Morbihan, placé sous l'autorité d'un directeur et d'un directeur adjoint. Le site de Gaulle est votre site principal; vous avez vocation à travailler plusieurs fois par mois sur les 3 autres sites.
Activités du service
Le service des relations avec les usagers assure l'accueil physique et téléphonique, ainsi que le courrier arrivé et départ sur les sites du périmètre administration territoriale à Vannes. Les agents sont répartis sur 4 sites: de Gaulle, Troadec, Pompidou, Résistance.
Composition et effectifs du service
Le service des relations avec les usagers est composé d'un chef de service de catégorie A, d'un chef de pôle catégorie B, d'un chef de pôle catégorie C, et de 12 agents de catégorie C.
Liaisons hiérarchiques
L'agent est placé sous l'autorité du chef de service et du chef de pôle accueil physique et téléphonique.
Liaisons fonctionnelles
L'agent travaille au service des administrations dans lesquelles il exerce.

Connaissances techniques
Connaître l'environnement professionnel :niveau expertà acquérir
Avoir des compétences en informatique - bureautique :niveau expert requis

Savoir-faire
Savoir travailler en équipe :niveau expert requis
Savoir s'organiser :niveau initié requis
Savoir-être
Savoir accueillir : niveau maîtrise requis
Savoir communiquer :niveau pratique requis
Savoir s'adapter :niveau expert requis
Vos perspectives:
Ce poste de catégorie C permettant d'appréhender les missions de tout le périmètre de l'administration territoriale de l'État, il est particulièrement intéressant pour les agents souhaitant évoluer vers le grade de AAP1 ou vers la catégorie B.

Durée attendue sur le poste: 3 à 4 ans

• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier