Assistant Administratif Filière Enfance Jeunesse Petite Enfance H/F - Ass Dep Pupilles Enseig Public

Sous l'autorité directe de la direction générale adjointe, vous l'épaulez dans la gestion opérationnelle des filières Petite Enfance et Enfance Jeunesse. Vos missions :Missions d'accueil et secrétariat (lors de l'absence de la secrétaire du siège) : - Tenue du standard téléphonique : relevé et transmission d'informations - traçabilité de l'appel reçu - Accueil physique- Gestion du courrier Missions en lien avec la filière Enfance Jeunesse et Petite Enfance : - Assure le suivi de l'activité sur E-Noe et le lien avec le service Comptabilité du siège- Effectue les mises à jour du logiciel métier de la filière (INoe)- Assure la cohérence des paramétrages du logiciel métier et du portail Famille - Assure la collecte, le classement et l'enregistrement des informations financières de chacun des établissements - Suit les situations financières des familles et assure les relances en lien avec les directions d'établissement et le service comptable du siège- Suit les règlements sur INOE et en comptabilité - préparation des remises - Suit et participe à la facturation sur INOE- Accompagne et forme les directions sur le logiciel- En cas d'absence d'une direction, assure la facturation des prestations.- Assure en autonomie la prise en charge et le suivi de dossiers de partenaires, prestataires ou collectivités locales conformément aux procédures - Prépare et effectue les déclarations CAF, dans le respect des contraintes et les délais fixés par la CAF - Constitue, mène à bien et assure le suivi de toutes les demandes de subventions d'équipement CAF en collaboration avec les directeurs de structure et le directeur adjoint du siège- Assure le suivi des dossiers de subvention, (réalisation des projets, suivis financiers..) en lien avec les services comptables et les structures- Est l'interlocuteur privilégié de la CAF pour la filière et suivi des conventions - Soutient la qualité du service et la mise en place de procédures - Est le.la référent(e) administrative sur les filières Enfance jeunesse et petite enfance- Travaille en collaboration avec les services comptables et RH pour la gestion des dossiers et/ou litiges- S'assure que les déclarations auprès des services de l'État sont à jour et accompagne les directions dans la réalisation de ces obligations (PMI, SDJES.)- Effectue les déclarations d'incident et assure le suivi des dossiers- Est responsable de la mise en oeuvre du Portail famille pour les collectivités et les familles- Organise l'évaluation et le suivi de la relation famille en lien avec les directions d'établissements Réaliser des missions RH et suivi comptable en lien avec la direction adjointe : - Suit les offres d'emploi et les demandes de contrats, auprès du service RH en lien avec les besoins de chaque établissement- Suit les budgets des structures et les demandes de matériels- Participe aux recrutements à la demande des directionsContraintes du poste :- Déplacements fréquents sur le territoire morbihannais- Polyvalence- Poste multi-secteur à forte autonomieVotre profil :- Bac +2 minimum obligatoire type assistant manager/assistant de gestion PME-PME.- Connaissances du secteur de la Petite Enfance et Enfance Jeunesse fortement appréciées- Expérience appréciée sur le même type de poste, avec une gestion multi-sites- Maitrise des outils bureautiques - Rigueur et organisation, Polyvalence et réactivité - Sens de la discrétion - Esprit d'initiative et autonomie- Travail en équipe Pour candidater à cette offre, merci de transmettre votre lettre de motivation et votre CV.Le détail de cette offre est disponible sur le site des PEP56, rubrique "Recrutement

Experience: 24 MoisCompétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de donnéesQualification: TechnicienSecteur d'activité: Autres enseignementsListe des qualités professionnelles:Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

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• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Capacité d’adaptation