Secrétaire Administratif - Tj Vannes H/F - Direction des services judiciaires - CA RENNES

Ordonnances pénales :

- Accueil physique et téléphonique du service
- Enregistrement des procédures et demande de casier judiciaire B1
- Établissement des ordonnances du président
- Édition des rôles d'audiences et des pièces d'exécution (imprimés référence 7, bordereau d'exécution)
- Echange avec les délégués du procureur, les services de police/gendarmerie, avocats ...

- Préparation des audiences de notification des OPD et tenue des BEX liés

- Mise à exécution des décisions

Compositions pénales :

- Établissement de la requête du Procureur et de l'ordonnance du Président puis transmission aux DPR pour mise à exécution

- Enregistrement dans Cassiopée et édition de la fiche casier

Secrétariat des délégués du procureur :

Réception, enregistrement et préparation de la réquisition du procureur pour les procédures orientées vers les délégués du procureur avec une date de convocation
Établissement des AFM pour les délégués du procureur

Le secrétaire administratif sera positionné au sein du service des ordonnances pénales et de la «3ème voie» et assurera le remplacement d'un contractuel de catégorie B recruté dans le cadre du plan de soutien de la justice pénale de proximité.

Il sera un interlocuteur entre les agents du greffe, les délégués du procureur, magistrats du siège et du parquet travaillant pour le service de la 3e voie et des OP, aux fins de rationaliser au mieux les process de traitement et de palier aux difficultés éventuelles rencontrées en lien direct avec le chef de service.

L'intéressé travaillera pleinement au sein du greffe et à ce titre exercera également des fonctions juridictionnelles d'application.

Le secrétaire administratif est chargé de fonctions administratives d'exécution, comportant la connaissance et l'application de règlements administratifs. Il peut également être chargé de fonctions d'accueil et de secrétariat (article 4 du décret n° 2006-1760 du 23 décembre 2006). Il peut exercer ses fonctions dans tous les services judiciaires.

1- Direction/ Administration / Gestion

• Enregistrer le courrier, en assurer le suivi et le classement
• Organiser la documentation
• Diffuser et afficher l'information
• Dactylographier et mettre en page les documents
• Collecter des éléments statistiques et renseigner des tableaux de bord
• Orienter les usagers vers le service ou l'interlocuteur compétent
• Donner des renseignements d'ordre général
• Mettre à disposition les listes et les coordonnées des partenaires institutionnels
• Organiser et suivre le plan de classement du service
• Archiver les documents et les dossiers

2- Droit/ Procédure

• Réceptionner les pièces de procédure
• Enregistrer dans les applicatifs métiers
• Mettre le dossier à la disposition des avocats
• Gérer la communication électronique du dossier
• Transmettre les dossiers aux services compétents
• Réception et préparation d'actes, de certificats de dépôt, de certificats de non-recours
• Aide à la préparation et au suivi des audiences

3- Accueil, information et renseignement

Votre hiérarchie

Le directeur de greffe, son adjoint en charge de la chaine pénale et du TPE ainsi que le directeur des services de greffe en charge des services civils

Vos interlocuteurs métiers

Les magistrats, délégués du Procureur, fonctionnaires de la juridiction et auxiliaires de justice; les usagers du service public; les partenaires institutionnels

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Poste de travail avec ultra portable ou PC fixe et logiciels métiers inhérents aux missions confiées

Connaissances :

Droit pénal et procédure pénale

Circuit de traitement d'un dossier pénal

Organisation judiciaire et administrative

Applicatif(s) métier(s): Minos et Cassiopée

Savoir-être :

Faire preuve de discrétion

Avoir une capacité de distanciation)

Avoir le sens des relations humaines

Faire preuve de rigueur et de vigilance

Avoir le sens de l'organisation

Faire preuve de polyvalence

Faire preuve d'adaptabilité

Être réactif et savoir travailler dans l'urgence

Savoir anticiper

Savoir-faire :

Appliquer les textes législatifs et réglementaires sous le contrôle du greffier

Maitriser les techniques d'accueil physique et téléphonique

Donner une information juridique et/ou procédurale

Organiser sa charge de travail

Savoir prioriser les demandes

Maîtriser les nouvelles technologies

Gérer les archives

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Expérience en juridiction appréciée

Offres de formation associées à votre prise de poste

Formations d'adaptation à l'emploi proposées par le Service Administratif Régional

• Statistiques
• Archivage des données
• Traitement du courrier
• Réactivité
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation
• Droit pénal