Assistant du Service des Assemblées - Ville de Vannes H/F - Communes

Vous aimez organiser, coordonner et contribuer au bon fonctionnement de la vie institutionnelle d'une collectivité ? Rejoignez le service des Assemblées et prenez part à l'organisation des instances municipales et au suivi des actes administratifs qui rythment l'action publique locale.
Au sein du Secrétariat général, vous intégrerez une équipe de trois personnes et travaillerez en lien étroit avec le responsable du service des Assemblées.
Au coeur du fonctionnement institutionnel de la collectivité, vous assurerez la préparation et le suivi des réunions, la gestion des actes administratifs et l'appui organisationnel au Secrétariat général. Un poste polyvalent, qui mobilise votre sens de l'organisation, votre maîtrise rédactionnelle et votre capacité à anticiper les échéances.

Organiser et préparer les réunions institutionnelles
- Participer à l'élaboration des ordres du jour des réunions de la Direction générale et de la municipalité.
- Recueillir les informations nécessaires, identifier les intervenants et préparer les dossiers.
- Diffuser les ordres du jour et les comptes rendus par courriel et sur le portail des élus.
- Gérer l'agenda du service des Assemblées, envoyer les invitations et réserver les salles.
Assurer le suivi des actes administratifs
- Veiller au respect du circuit de validation et de transmission des arrêtés.
- Assurer, selon les procédures applicables, leur transmission au contrôle de légalité et leur publication.
- Gérer le registre des arrêtés dans le logiciel métier Oxyad et vérifier la tenue des registres issus d'autres outils.
- Recenser les décisions municipales en vue de leur inscription à l'ordre du jour du Conseil municipal.
- Établir les certificats d'affichage et les transmettre aux services concernés.
- Assurer le suivi de la boîte mail du service des Assemblées.
Contribuer au bon déroulement du Conseil municipal
- Participer à la préparation matérielle des séances, notamment des dossiers et du matériel de vote.
- Retranscrire les débats afin de contribuer à l'élaboration des procès-verbaux.
Apporter un appui administratif au Secrétariat général
- Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des crédits associés.
- Effectuer les commandes et assurer le suivi des clés Mégalis.
- Participer à la gestion des abonnements et au suivi de la boîte mail dédiée.
- Organiser l'archivage papier et numérique des dossiers du service et de la boîte mail des Assemblées.
- Assurer la suppléance du ou de la référent(e) administratif(ve) du Conseil municipal.

Le profil que nous recherchons
Vous disposez d'une solide maîtrise des outils bureautiques et d'excellentes compétences rédactionnelles. Votre orthographe, votre syntaxe et votre capacité à produire des écrits administratifs fiables sont des atouts essentiels pour réussir dans ce poste.
Vous savez anticiper les échéances, gérer plusieurs tâches en parallèle et appliquer des procédures avec méthode.
Vos qualités feront la différence :
- Rigueur et fiabilité : vous veillez à la qualité des dossiers et au respect des procédures.
- Organisation et anticipation : vous savez planifier votre activité et respecter les délais.
- Aisance relationnelle et diplomatie : vous échangez avec des interlocuteurs variés avec professionnalisme.
- Discrétion et réserve : vous êtes attentif(ve) à la confidentialité des informations traitées.
- Autonomie et esprit d'équipe : vous prenez des initiatives adaptées tout en contribuant au travail collectif.
- Disponibilité et réactivité : vous savez vous adapter aux contraintes liées à l'organisation des instances.
La connaissance des outils métiers utilisés par le service, notamment Oxyad, iDélibre et PubliAct, sera utile à la prise de poste.

• Gestion de l'emploi du temps
• Orthographe
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Compétences rédactionnelles
• Réactivité
• Sens de l’organisation