Assistant Administratif Filière Enfance Jeunesse Petite Enfance H/F - Ass Dep Pupilles Enseig Public

Sous l'autorité directe de la direction générale adjointe, vous l'épaulez dans la gestion opérationnelle des filières Petite Enfance et Enfance Jeunesse.

Vos missions :

Missions d'accueil et secrétariat (lors de l'absence de la secrétaire du siège) :

- Tenue du standard téléphonique : relevé et transmission d'informations - traçabilité de l'appel reçu
- Accueil physique
- Gestion du courrier

Missions en lien avec la filière Enfance Jeunesse et Petite Enfance :

- Assure le suivi de l'activité sur E-Noe et le lien avec le service Comptabilité du siège
- Effectue les mises à jour du logiciel métier de la filière (INoe)
- Assure la cohérence des paramétrages du logiciel métier et du portail Famille
- Assure la collecte, le classement et l'enregistrement des informations financières de chacun des établissements
- Suit les situations financières des familles et assure les relances en lien avec les directions d'établissement et le service comptable du siège
- Suit les règlements sur INOE et en comptabilité - préparation des remises
- Suit et participe à la facturation sur INOE
- Accompagne et forme les directions sur le logiciel
- En cas d'absence d'une direction, assure la facturation des prestations.

- Assure en autonomie la prise en charge et le suivi de dossiers de partenaires, prestataires ou collectivités locales conformément aux procédures
- Prépare et effectue les déclarations CAF, dans le respect des contraintes et les délais fixés par la CAF
- Constitue, mène à bien et assure le suivi de toutes les demandes de subventions d'équipement CAF en collaboration avec les directeurs de structure et le directeur adjoint du siège
- Assure le suivi des dossiers de subvention, (réalisation des projets, suivis financiers..) en lien avec les services comptables et les structures
- Est l'interlocuteur privilégié de la CAF pour la filière et suivi des conventions

- Soutient la qualité du service et la mise en place de procédures

- Est le.la référent(e) administrative sur les filières Enfance jeunesse et petite enfance
- Travaille en collaboration avec les services comptables et RH pour la gestion des dossiers et/ou litiges
- S'assure que les déclarations auprès des services de l'État sont à jour et accompagne les directions dans la réalisation de ces obligations (PMI, SDJES.)
- Effectue les déclarations d'incident et assure le suivi des dossiers
- Est responsable de la mise en oeuvre du Portail famille pour les collectivités et les familles
- Organise l'évaluation et le suivi de la relation famille en lien avec les directions d'établissements

Réaliser des missions RH et suivi comptable en lien avec la direction adjointe :
- Suit les offres d'emploi et les demandes de contrats, auprès du service RH en lien avec les besoins de chaque établissement
- Suit les budgets des structures et les demandes de matériels
- Participe aux recrutements à la demande des directions

Contraintes du poste :
- Déplacements fréquents sur le territoire morbihannais
- Polyvalence
- Poste multi-secteur à forte autonomie

Votre profil :

- Bac +2 minimum obligatoire type assistant manager/assistant de gestion PME-PME.
- Connaissances du secteur de la Petite Enfance et Enfance Jeunesse fortement appréciées
- Expérience appréciée sur le même type de poste, avec une gestion multi-sites
- Maitrise des outils bureautiques
- Rigueur et organisation, Polyvalence et réactivité
- Sens de la discrétion
- Esprit d'initiative et autonomie
- Travail en équipe

Pour candidater à cette offre, merci de transmettre votre lettre de motivation et votre CV.

Le détail de cette offre est disponible sur le site des PEP56, rubrique "Recrutement

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Autres enseignements

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.

• Tenue comptable
• Travail en équipe
• Logiciels bureautiques
• Autonomie
• Pro-activité
• Facturation
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique
• Réactivité
• Capacité d’adaptation